Um memorando, ou memorando, é uma mensagem feita sob medida para um público específico para informá-lo de algo. Os memorandos são documentos gerais de escritório, podendo abranger uma grande variedade de tópicos e ser distribuídos em papel, por fax ou por e-mail. Geralmente, a formalidade do seu memorando depende da organização para a qual você trabalha e da natureza jurídica do assunto. Um memorando de renovação de edifício é geralmente para informar inquilinos, empregados, proprietários ou trabalhadores sobre uma renovação necessária que afetará seu meio ambiente. Descubra como escrever um memorando para reformas de edifícios.
Passos
Etapa 1. Solicite cópias dos memorandos anteriores
Você pode ter uma ideia do tom e da formalidade de sua organização examinando exemplos de avisos anteriores. Peça ao seu superior para fornecer apenas as amostras com as quais eles ficaram satisfeitos.
Etapa 2. Obtenha cópias das informações de contato de todas as pessoas afetadas por este memorando
Você precisará enviar a cada parte uma cópia e pode levar alguns dias ou semanas para obter todos os endereços ou e-mails necessários.
Etapa 3. Reúna todos os fatos necessários para provar a necessidade de reforma do prédio
Se um conselho de habitação ou apartamento aprovou uma moção aprovando as renovações, peça uma cópia da moção, para que possa ser solicitada ou distribuída. Quanto maior for a renovação, mais provas você precisará.
Etapa 4. Estabeleça prazos
Para grandes reformas, você pode querer enviar o memorando com bastante antecedência para que eles possam fazer as acomodações necessárias. Se a reforma for de última hora, decida a data e o horário em que ela ocorrerá, incluindo o horário para as pessoas fazerem suas acomodações.
Etapa 5. Escreva um esboço do seu memorando
Qualquer artigo escrito sobre negócios é usado para convencer o leitor de algo. Nos cabeçalhos, faça um rascunho que inclua o tópico do memorando, a descrição, os prazos e datas, a prova e as informações de contato para um acompanhamento.
Etapa 6. Estruture seu memorando
Use o logotipo e a estrutura da empresa, caso seja um memorando produzido em nome de uma empresa. A seguir estão as diretrizes para formatar um memorando:
- Coloque o nome do destinatário no canto superior esquerdo do documento de processamento de texto. Pode ser um nome geral ou específico, mas deve ser facilmente reconhecível, para que a pessoa saiba que o memorando de renovação de edifício se refere a ela.
- Em seguida, digite a pessoa, pessoa ou empresa que está escrevendo o memorando. Se você estiver escrevendo o memorando para um departamento ou empresa, pode ser necessário solicitar a aprovação antes de enviar o memorando em nome de outra pessoa.
- Coloque a data abaixo. Os memorandos devem ser produzidos com bastante rapidez, porque geralmente pedem que alguém tome conhecimento de algo em tempo hábil.
- Escreva o assunto do memorando sobre a renovação do edifício, usando as melhores palavras descritivas possíveis. Por exemplo, em vez de escrever "Assunto: Reformas de edifícios", escreva "Conserto de elevador, 30 de agosto, das 6h às 8h".
- Escreva o corpo da mensagem. Escreva o propósito, por que a reforma é necessária, por que a reforma beneficia o leitor e as provas necessárias, como o código de construção ou questões de segurança. Seja direto; tente não incluir textos que não apoiem a sua mensagem.
Etapa 7. Inclua marcadores ou listas, se necessário
É mais provável que as pessoas leiam memorandos que não sejam blocos de texto. Como os memorandos são bastante informais, você pode criar listas com marcadores ou usar texto em negrito para destacar uma determinada seção do prazo ou propósito da renovação.
Etapa 8. Edite seu memorando em 1 página
Se você estiver entregando um memorando a muitas pessoas, a melhor maneira de garantir que elas o leiam é mantê-lo curto. Se for muito longo e o propósito não for imediatamente claro, eles podem guardá-lo até que tenham tempo livre.
Isso não é verdade para memorandos legais e alguns memorandos da empresa que incluem relatórios de construção ou moções do conselho. Certifique-se de saber a duração que seu público está esperando
Etapa 9. Revise seu memorando quanto a erros ortográficos e gramaticais
Se suas habilidades de escrita não forem fortes, entregue-o a um superior ou colega que possa editá-lo.
Etapa 10. Assine a carta
Assim que for aprovado, você deverá assiná-lo e dá-lo para torná-lo oficial. Inclua suas informações de contato e as informações de contato de qualquer pessoa a quem eles possam direcionar perguntas na parte inferior do memorando.
Etapa 11. Inclua os anexos necessários
Imprima cópias do memorando e anexos para cada um de seus contatos. Grampeie-os no memorando antes de entregá-los.
Etapa 12. Entregue seu memorando em tempo hábil
As pessoas precisarão de tempo para fazer planos durante as reformas, portanto, tente passar a informação a eles quando for anunciada.
