Organizar um show é uma maneira emocionante de reunir sua comunidade para uma noite de diversão inesquecível. Mas como você transforma sua ideia fantástica de show em realidade? Este empreendimento pode parecer um pouco opressor no início, mas é muito mais fácil de gerenciar quando você divide seu projeto em tarefas menores e menores. Estamos aqui para guiá-lo em cada etapa do caminho para que você faça do seu show uma noite inesquecível!
Passos
Pergunta 1 de 7: Quanto custa organizar um show?
Etapa 1. Um local pode custar de alguns milhares de dólares a US $ 50.000
Locais maiores, como uma arena, exigem um orçamento muito maior. Locais menores e locais são muito mais econômicos e podem custar apenas alguns milhares de dólares. Lembre-se de que locais maiores têm mais assentos, o que pode significar mais vendas potenciais.
- Pode ser difícil reservar um grande local como promotor solo, pois as grandes empresas de promoção tendem a reservar esses locais para grandes turnês de concertos.
- Certifique-se de que seu local corresponda ao seu público-alvo. Por exemplo, se a maioria dos frequentadores do show for adolescente, você não faria o show em uma boate para mais de 21 anos.
- Quando você está começando, pode ser mais fácil planejar um concerto regional em vez de um grande evento.
Etapa 2. Um artista pode custar de US $ 2.500 a mais de US $ 400.000
Como organizador de shows, você pode enviar ao artista um pagamento fixo ou oferecer uma parte específica das vendas dos ingressos. Normalmente, você pode reservar bandas menores no estilo casamento entre US $ 2, 500 e US $ 7, 500, enquanto os artistas populares podem custar pelo menos US $ 400.000.
Negocie com os artistas para encontrar um preço que funcione bem para vocês dois. Por exemplo, se você estiver realizando um concerto de caridade, o artista pode reduzir o preço da reserva para o evento
Etapa 3. A equipe do show é paga por hora
Sua “tripulação” inclui as pessoas que carregam o equipamento, bem como funcionários de segurança, trabalhadores de concessões, bartenders, porteiros e funcionários da bilheteria. Pague sua equipe de show por hora - você pode pagar de um salário mínimo a cerca de US $ 100 por hora, dependendo de quanta experiência sua equipe tem.
- Por exemplo, você pode pagar à equipe de tíquetes $ 10 por hora, enquanto os trabalhadores que carregam e descarregam o palco podem receber $ 50 por hora.
- Faça uma estimativa de quanto você pode pagar à sua equipe - dependendo do seu orçamento, você pode não conseguir contratar os trabalhadores mais experientes para cada posição.
- Tente encontrar um equilíbrio entre quantas pessoas você contrata e quanto você paga a elas. Por exemplo, você não quer pagar menos a ninguém, mas também não quer contratar alguém não confiável na tentativa de economizar dinheiro.
- Você pode contratar funcionários voluntários se estiver realizando um concerto de caridade.
Pergunta 2 de 7: como você reserva um artista?
Etapa 1. Fale com o agente de reservas do artista
Visite o site oficial do artista e clique na guia “contato” ou “entre em contato”. A maioria dos artistas fornecerá as informações de seu agente de reservas nesta página. Usando essas informações, entre em contato com o agente de reservas e informe sobre seu próximo show.
Bandas menores e menos conhecidas podem não ter um agente de reservas. Nesse caso, tente contatá-los diretamente
Etapa 2. Solicite um orçamento
Jogue suas cartas com cuidado ao começar a negociar com o agente de reservas. Se você for direto quanto ao seu orçamento, o agente pode ignorá-lo por não oferecer o suficiente ou tentar aumentar ainda mais o preço do artista. Solicitar um orçamento ajuda você a saber com o que está trabalhando e evita que perca dinheiro no processo.
Etapa 3. Crie um contrato e peça ao artista para assiná-lo
Um contrato torna seu show mais juridicamente vinculativo, então o artista não pode desistir por capricho. Especifique quando o show será realizado, quanto você está pagando ao artista, o que acontece se o artista desiste do show e o que acontece se o evento for cancelado.
Por exemplo, o contrato pode estabelecer que você receberá todo o seu dinheiro de volta se o artista cancelar, enquanto o artista ainda receberá o pagamento se o evento for cancelado por mau tempo
Etapa 4. Envie um adiantamento ao agente de reservas, gerente e artista
Um “avanço” aborda os detalhes essenciais sobre o show, como carregamento e horários definidos. Anexe as instruções para o local, juntamente com quaisquer informações sobre onde eles estão hospedados, quando irão comer e o que eles precisam fazer no dia do show.
Pergunta 3 de 7: Como você reserva um local para shows?
Etapa 1. Escolha um local que atenda às necessidades do seu show
Seu local realmente dependerá do escopo de seu show. Você está agendando um grande grupo como atração principal ou apresentando uma banda indie menor? Escolha um local que combine bem com sua banda e que se encaixe no seu orçamento. Enquanto você está nisso, pense sobre o estacionamento disponível e como estará o trânsito na noite do show.
- Tente reservar pequenas bandas locais pelo menos 3-4 meses antes do show. Se você estiver trabalhando com uma banda maior e mainstream, reserve o artista com pelo menos 8 a 12 meses de antecedência.
- Você pode contratar uma banda independente para tocar em um pub local ou convidar uma banda de casamento para tocar em um restaurante.
- Você pode hospedar o show em um hotel, business center ou centro de conferências com localização central, ou pode convidar uma banda menos conhecida para se apresentar em um centro comunitário ou clube esportivo.
- Você pode contratar uma banda principal para tocar em um estádio ou arena bem conhecido.
Etapa 2. Use um site de busca de locais
Sites como Peerspace e EventUp facilitam a reserva de um local para o seu show. No Peerspace, basta digitar o evento que você está planejando, juntamente com a data e o local. No EventUp, basta digitar a localização do seu evento para obter uma lista das opções possíveis. Em seguida, navegue pelas diferentes opções de locais em sua área!
Verifique novamente a programação do local antes de reservar o seu evento. Você não quer que seu show interfira em outros eventos no local
Pergunta 4 de 7: Quando você deve realizar o show?
Etapa 1. Escolha uma data que funcione para o seu artista
Fale com a banda e discuta a programação de suas próximas apresentações. Pergunte sobre quais datas eles têm disponíveis e quando eles preferem se apresentar em seu show.
Certifique-se de que a data e a hora também funcionam bem para o seu público-alvo. Por exemplo, se a maioria dos frequentadores do show estiver no ensino médio, você não gostaria de apresentar o show às 23h de uma quinta-feira à noite
Etapa 2. Verifique se a data do show não interfere em outros eventos
Faça uma rápida pesquisa online e veja o que está acontecendo na hora do seu show proposto. Se houver muitos eventos acontecendo naquele dia, escolha uma data diferente para o seu show.
Antes de alterar a programação do show, confirme se a nova data funciona para a banda
Pergunta 5 de 7: Como você vende ingressos para um show?
Etapa 1. Configure uma página online que seja fácil de navegar
Crie um botão “comprar ingressos” no qual os visitantes podem clicar a qualquer momento, mesmo que estejam navegando pelo site. Tente manter todas as informações sobre shows e ingressos em uma página, para que seus clientes não fiquem confusos enquanto fazem compras. Liste os preços dos ingressos de forma clara, bem como quaisquer taxas extras que o frequentador do concerto tenha de pagar. Em geral, tente tornar o processo de compra de ingressos o mais claro, simples e integrado possível.
- Se possível, permita que seus clientes comprem ingressos sem exigir que eles criem uma conta em seu site.
- Anote seu custo por ingresso e orçamento total. Dessa forma, você pode descobrir quantos ingressos você teria que vender para atingir o ponto de equilíbrio.
- Preço de seus ingressos em diferentes categorias. Por exemplo, pode haver ingressos regulares para admissão padrão, passes de acesso especial e passes VIP. Em seguida, você pode oferecer descontos para grupos para incentivar as pessoas a comprar vários ingressos de uma vez.
Etapa 2. Use um site de venda de ingressos de terceiros para uma alternativa simples
Sites como StubHub, Ticketmaster, SeatGeek e Eventbrite oferecem uma experiência de venda de ingressos fácil e direta. Faça uma conta no site de sua escolha, e preencha as informações do show e os preços dos ingressos lá.
- Você pode listar seus ingressos no Ticketmaster, SeatGeek e StubHub gratuitamente, mas cada empresa cobrará uma taxa do preço do ingresso.
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A Eventbrite cobra taxas extras dependendo de onde você mora e do pacote da Eventbrite que você solicitou.
Organizar Concertos - Etapa 14
Pergunta 6 de 7: Como você promove um show?
Etapa 1. Compartilhe seu show nas redes sociais
Configure uma página de evento no Facebook para que as pessoas possam confirmar presença e comprar ingressos. Atualize todos os seus perfis de mídia social para promover o show, como Twitter, Instagram e LinkedIn. Você pode até fazer uma hashtag de evento para o seu show, que você pode postar em todas as redes sociais.
- A hashtag do seu evento pode ser “SummerSlam” ou “WinterJamSession”.
- O Snapchat é uma ótima maneira de atrair os frequentadores de shows mais jovens. Você pode até configurar um geofiltro para o dia do seu show!
Etapa 2. Faça parceria com marcas, empresas e convidados especiais
Se o seu show for muito grande, entre em contato com diferentes empresas e marcas e veja se eles gostariam de patrocinar o seu evento. Você também pode entrar em contato com influenciadores de mídia social e parceiros de imprensa e ver se eles estariam dispostos a promover o seu show.
- Se você está hospedando um festival de verão, pode entrar em contato com uma marca de roupas de verão para um patrocínio em potencial.
- Se você espera atrair um público jovem para o seu show, você pode pedir a um influenciador de mídia social para mencionar o seu evento para seus seguidores.
- Verifique também com as empresas locais. Eles podem estar dispostos a ajudar em seu evento e se promover.
- Procure patrocinadores que se alinham com os objetivos e dados demográficos do seu show. Por exemplo, um restaurante local pode patrocinar um concerto beneficente para a fome no mundo.
Pergunta 7 de 7: Como você monta um palco de concerto?
Etapa 1. Especifique os tempos de carregamento para os executores
Antes do show realmente começar, as bandas precisarão de muito tempo para preparar seus equipamentos. Defina uma janela de tempo específica na data do concerto para que seus artistas carreguem e movam todos os equipamentos para o palco, para que tudo esteja pronto antes do início do concerto.
- Seu local pode agendar os horários de carregamento da banda.
- Se você tiver 3 bandas se apresentando em seu show das 20h, pode deixar a banda principal carregar seu equipamento entre 13h e 15h, a carga da banda de suporte entre 15h15 e 16h45 e a carga da banda de abertura entre 5h e 6h PM.
Etapa 2. Faça uma verificação de som
Durante uma passagem de som, um engenheiro de áudio testará e ajustará o sistema de PA do local para que os frequentadores possam ouvir a música facilmente. Se a banda não tiver muitos equipamentos para verificar, a passagem de som pode durar apenas 15-30 minutos. Se sua banda tem muitos instrumentos e equipamentos para verificar, a passagem de som pode levar até 2 horas.
Etapa 3. Teste todas as luzes e outros recursos visuais
Algumas bandas podem ter luzes especiais, pirotecnia ou outros efeitos visuais para acompanhar sua apresentação. Em caso afirmativo, reserve um tempo para testar todos esses elementos e verifique se eles estão funcionando corretamente.
